Na pewno dobrze to znasz: dostajesz pismo z urzędu, a tam…

Podstawą rozpoczęcia czynności w ramach usług jest…
W związku ze zmianą, zarządza się, co następuje…
Ponadto informuję, że po upływie ww. terminu, przedmiotowe postępowanie administracyjne zostanie zakończone decyzją wydaną na podstawie…

Uff, wystarczy. Pismo napisane jest po polsku, ale Ty kompletnie nic z niego nie rozumiesz.
O co tu w ogóle chodzi? Przecież nikt tak nie mówi. Ba, nawet urzędnicy tak nie mówią! Dlaczego więc tak piszą? I czy można to wszystko napisać inaczej? Prościej? I tu właśnie przydaje się prosty język.

Prosty język — co to znaczy?

Są to zasady pisania, dzięki którym informacje są zrozumiałe przez większość odbiorców. Najważniejszy przekaz jest od razu widoczny, a czytający nie musi czytać ponownie.
Korzystanie z prostego języka zalecane jest w urzędach, np. pracownikom Służby Cywilnej w Polsce czy w Stanach Zjednoczonych (w 2010 roku przyjęto tam przepisy, które wymagają od urzędników federalnych komunikowanie się z odbiorcami w zrozumiałym i przystępnym dla nich języku), a także pracownikom banków czy firm ubezpieczeniowych.
Pewnie już domyślasz się, do czego przydaje się prosty język.
Sprawdź też, czym prosty język różni się od tzw. łatwego języka.

3 podstawowe zasady prostego języka

Prosty język to sposób komunikacji, który umożliwia zrozumienie tekstu już po jednokrotnym przeczytaniu. Stosowanie prostego języka jest szczególnie ważne w miejscach, gdzie precyzja i jasność przekazu mają kluczowe znaczenie – w urzędach, medycynie czy biznesie.

Jakie są główne zasady, które pomogą Ci pisać prosto i zrozumiale? Oto trzy podstawowe zasady prostego języka.

1. Używaj krótkich zdań i prostych słów

Jedną z najważniejszych zasad prostego języka jest unikanie skomplikowanych konstrukcji zdaniowych i trudnych słów.

Krótsze zdania są łatwiejsze do przyswojenia, a użycie powszechnie znanych wyrazów sprawia, że odbiorca szybciej zrozumie, co masz na myśli.

Zamiast

Zobowiązuje się Pana do niezwłocznego zwrotu dokumentów.

lepiej napisać

Prosimy o szybki zwrot dokumentów.

W ten sposób tekst staje się bardziej zrozumiały i przystępny dla wszystkich, niezależnie od poziomu wykształcenia.

2. Podawaj najważniejsze informacje na początku

W prostym języku kluczowe jest przekazywanie informacji w taki sposób, aby odbiorca od razu wiedział, o co chodzi. Dlatego zawsze zaczynaj od najważniejszych rzeczy.

Długie wprowadzenia mogą zniechęcać czytelników lub sprawić, że kluczowe przesłanie zniknie w nadmiarze słów.

Zamiast zaczynać od tła prawnego lub kontekstu, lepiej rozpocząć komunikat od tego, co bezpośrednio dotyczy odbiorcy.

Na przykład w pismach urzędowych warto od razu wskazać, co się zmienia lub co odbiorca powinien zrobić.

3. Stosuj listy i wypunktowania

Tekst złożony z długiego ciągu zdań może wydawać się przytłaczający. Można uprościć go, stosując listy i wypunktowania. Dzięki temu odbiorca łatwiej zidentyfikuje najważniejsze informacje, a tekst stanie się bardziej przystępny wizualnie.

Zatem nawet taka krótką instrukcję

Proszę wypełnić formularz, podpisać go, a następnie odesłać do nas pocztą. 

możemy uprościć przy użyciu listy

1. Wypełnij formularz.
2. Podpisz go.
3. Odeślij pocztą.

Listy pomagają organizować myśli w przejrzysty sposób, dzięki czemu tekst jest bardziej uporządkowany i łatwiejszy do zrozumienia.

Prosty język to nie tylko wybór słów – to sposób myślenia o komunikacji.

Chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak pisać prostym językiem? Sprawdź moje proste tipy i pobierz darmową grafikę 5 zasad prostego języka.